Referat – Bestyrelsesmøde (nr. 7) – 24. september 2025

Bestyrelsesmøde (nr. 7) – Havnsø Havnebad – 24. september 2025 klokken 17.30 på Væksthuset

Til stede:
Søren Møberg-Poulsen (Formand)
Per Tejlgaard 
Nini Zeij (Næstformand)
Benjamin Rud Elberth (sekretær)
Lars Gjevnøe Nielsen 
Bo Brønnum
Kasper Fiirgaard (suppleant)

Referent: Benjamin Rud Elberth

Afbud:
Dorte Crone Jensen (udvalgsmedlem)

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat af forrige bestyrelsesmøde
2. Orientering Væksthus Havnsø
3. Orientering Events – Gus
4. Orientering Events
5. Orientering Havblik drift
6. Orientering Udvikling faciliteter
7. Planlæg foreningens fødselsdag
8. Planlægge Halloween/efterårsferie
9. Vedligeholdelse af legeplads
10. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
11. To vinterbadeklubber i Havnsø
12. Evt. – Indkomne forslag og spørgsmål fra medlemmer, herunder ekstra Gusmester og spørgsmål om ventelister

Punkt 1 – Godkendelse af referat af forrige bestyrelsesmøde
Godkendt med kommentarer, der tilføjes. 

Punkt 2 – Orientering Væksthus Havnsø
Der er blevet rundsendt en vision for Væksthuset og Søren har enkelte kommentarer der indarbejdes. Per, Søren og Benjamin har mødtes og planlagt første events. Valgaften 5. november, fællesspisning første gang fredag den 7. november klokken 18, og vi arbejder på bankoaften. Benjamin svarer Værftet der har debat 2. november for at afdække, om de er kede af, at vi også holder debat – Vi vidste ikke, da vi planlagde, at de var i gang. 

Punkt 3 – Orientering Events Gus
Nini orienterede om fantastisk åbent gus søndag den 31/8 med fire tilmeldte gusmestre. To har meldt sig til at stå til Halloween-arrangement 1/11 for børn. Dorte har meldt sig til forplejning, men vi kunne godt bruge en hånd mere, og det bliver Benjamin. Jeannie og Nini har meldt sig til guscertificeringskursus, og Benjamin ønskes tillykke med erhvervet certifikat. Benjamin holder første gus den 16. oktober. Der købes t-shirts til alle Gusmestre, så de fremstår som officielle repræsentanter. Bo og Nini afholder gusmesterinspirationsdag 25/10 med bl.a. undervisning af gusmestre, hvor alle har meldt sig til, undtagen Benjamin. 

Vi oplever problemer med, at gæster melder sig til gus uden at kunne købe en gæstebillet, fordi de skal have medlemmer til at købe gæstebillet for dem i forhold til medlemsstop. Vi vedtager i bestyrelsen, som vi hele tiden har ment var gældende, at man kun kan deltage på gus i følgeskab med et medlem – Det vil sige, at medlem skal købe to gusbilletter og en gæstebillet for at tage en gæst med.

Nini har kontaktet Gitte fra Yoga om at lave samarbejde om gus. Frederikke fra Havneskuret er interesseret i samarbejde med os om events, fordi hun har Saunamerchandise. Det vil vi gerne forfølge.

Bo og Lars vil gerne male huset den 12. oktober og vil gerne have 4-6 medlemmer med. Hvis det regner på dagen, bliver det rykket til den 19. Kasper hjælper. 

Punkt 4 – Events
Ud over arrangementer nævnt under orientering Væksthus: Den 12. oktober er der fernisering hos tre kunstnere i Væksthuset. 

Punkt 5 – Orientering Havblik og drift
Lars og Bo har haft kontakt til Orla og holdt møde, formand for Lokalrådet. Et meget positivt møde, hvor de har aftalt nye tiltag på Havblik, blandt andet plexiglas på endevæggen for at undgå kalk. Søren sørger for kode til Lars og til Benjamin så de kan komme ind mellem 5 og 22. Lars efterspørger løsning på, at der skal betales i byggemarkeder og for nye bænke. Søren sender gammel mail til om tidligere bænke til Lars. Lars efterspørger budget. Imellem bestyrelsesmøder har udvalg ret til at bruge op til 5000 kroner uden at søge om tilladelse på Bestyrelsesmøde først, så længe vi ikke har en kasserer, der har vedtaget en anden praksis. Når kasserer kommer til, lægger han/hun driftsbudget for udvalg.

Punkt 6 – Orientering Udvikling faciliteter 

Søren, Bo og Kasper har møde med Kommunen og m havnefoged torsdag den 25/9 for at afklare hvordan vi kan forbedre samarbejdet med Kalundborg Kommune og med Havnefoged og for at få afklaring af, hvem der skal afgøre om nyt byggeri skal tillades til hvem og ved hvilke kriterier, da vi ikke er interesseret i at en nystartet forening skal have tilladelsen til at bygge et ekstra havbad. 

Byggegruppen har holdt møde siden sidste bestyrelsesmøde. Byggegruppen vil ikke give indstilling, før vi har en afklaring fra kommunen ift. hvad vi skal levere den 1. oktober. Byggegruppen har i grove træk en skitse for, hvad vi ønsker os af byggeriet.

Vi har fået en del klager om at trapperne er for stejle – Og at bølgerne kan plaske op under pga. måden det er bygget på. Vi sendere klagere videre til havnen.

Punkt 7 – Planlæg foreningens fødselsdag
Søndag den 9. november. Nini arrangerer åben gus. Bo har meldt sig.

Punkt 8 – Planlægge Halloween/Efterårsferie 
Halloween har vi snakket om. Efterårsferie er der planlagt gus. 

Punkt 9 – Vedligeholdelse af legeplads
Søndag den 12. oktober holder vi vedligeholdelse af legeplads samtidig med, at vi maler Havblik.

Punkt 10 – Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
Søren har indkaldt. Søren pointerer, at vi skal finde en kasserer. Finder vi ikke en kasserer på ekstraordinær generalforsamling, er vi tvunget til at ændre vedtægter og købe ekstern hjælp, så derfor opfordrer Søren til, at vi gør alt hvad vi kan for at finde en kasserer. Vi vil på generalforsamling gerne have Dorte til at indgå som suppleant, og i forlængelse vil vi gerne indsupplere enten Dorte eller Kasper, så har vi syv bestyrelsesmedlemmer med stemmeret. 

Punkt 11 – To nye vinterbadeklubber i Havnsø
Vi er særdeles opmærksomme på, at en anden nystartet badeklub har ønsket lov til at bygge på den ledige plads. Det vil sige, at vi er to aktører, der gerne vil bygge. Vi er opmærksomme på at gøre det optimal for at vores medlemmer og vi får lov at bygge på stedet. Vi indleverer vores bud til fristen 1. oktober.

Punkt 12 – Aktuelt
Vi har opfordret et medlem, der har lavet piratgus til at melde sig ud på trods af flere mundtlige advarsler. Bestyrelsen er enige om ekskludering, hvis han ikke selv melder sig ud inden 26/9 eller i gentagelsestilfælde. Få timer efter bestyrelsesmøde var afsluttet konstaterede vi at medlem igen gennemførte piratgus, hvorefter vi har eskluderet medlem. Hvis ekskluderet medlem fortsat benytter sauna med andres koder er det eksklusionsgrund for dem, der har afleveret koder til ekskluderet medlem uden varsel.

Afklaring om ventelister. Vi opfatter medlemsstop som medlemstal ved generalforsamling – Vi opgør som minimum en gang i kvartalet og fylder op til medlemstal som angivet ved generalforsamling. Vi skal have Venteliste ind under spørgsmål/svar, så det er klart, og så dem, der skriver sig på venteliste får en forventningsafstemning ift. hvor tit de kan få at vide, hvor de står på listen.

Familiemedlemsskab kan konverteres ved fornyelse – Men vær opmærksom på at medlemmer, der skifter medlemskab midt i deres medlemsperiode skal betale for familiemedlemsskab og derfor mister de penge, de faktisk havde betalt for deres individuelle medlemskab. Vi kan ikke administrere at udregne og udbetale differencen. 

Der skal opdateres om arrangement på hjemmeside plus om Generalforsamling.

Ekstra Gusmester har meldt sig med tilbud om at være gusmester hos os. Nini behandler ham.

Næste møde i Bestyrelsen: mandag den 27/10 klokken 17.30 i Væksthuset.