Referat fra Bestyrelsesmøde 1 – 14. maj

(Referater kommer fremadrettet til at ligge under fanen “Bestyrelsen og tidligere møder”. Det bliver rettet inden for de næste 14 dage).

Bestyrelsesmøde (nr. 1) – Havnsø Havnebad – 14. maj 2025 klokken 18.30 på Væksthuset

Til stede:

Søren Møberg-Poulsen (Formand)
Nini Zeij (Næstformand)
Lars Gjevnøe Nielsen 
Per Tejlgaard 
Hans Jensen (suppleant)
Kasper Fiirgaard (suppleant)
Dorte Crone Jensen (suppleant)
Benjamin Rud Elberth (sekretær)

Afbud:
Bo Brønnum 
Lars Carlson 

Referent: Benjamin Rud Elberth

Dagsorden
1. Velkomst til bestyrelsen – Kort præsentation
2. Referat generalforsamling – Opsamling på vedtagne punkter.
3. Gusmester-møde opsamling
4. Kommunikation
5. Evt.

Punkt 1 – Velkomst og kort præsentation:
Bestyrelsen præsenterede sig for hinanden, også for at afdække kompetencer, vi kan bruge i bestyrelsen. Vi konstaterede, at bestyrelsen er bredt besat kompetencemæssigt, og det er dejligt. Vi har medlemmerne med håndværkskompetencer, og andre med kommunikationskompetencer, og andre med økonomisk baggrund. Alle er parat til at bringe sig selv i spil. 

Derefter gennemgik vi et udsendt skriv fra Søren omkring vedtægter, forretningsorden, arbejdsopgaver og setup for bestyrelsen. 

Vi gennemgik vedtægter, så alle bestyrelsesmedlemmer kender dem. Vi løber forretningsorden grundigere igennem på bestyrelsesmøde nr. 2 den 28. maj 2025.

Vi gennemgik de udvalg, der ligger under forretningsorden, hvor vi besatte udvalg med kompetencer fra bestyrelsen:

Drift
Kommunikation / medlemskontakt
Havblik Praktisk
Havblik Rengøring
Web

Events
Gus
Øvrige

Administration
Daglig drift
Fond
Udvikling

Punkt 2 – Referat generalforsamling og opsamling på vedtagne punkter
Søren sender ud torsdag den 15. sammen med regnskab. Vi lægger den også på hjemmeside, når hjemmesidepunkter er etableret.

Ang. Indkomne forslag:

• Udvidelse af bestyrelse til 7 medlemmer. Vedtaget.
• Åbningstider og rengøring af sauna – Medlemmer ønsker sig mere åbningstid. Gusmestre har et ønske om, at weekendlukketid og helligdage bliver fra 10-13, hverdage fra 11-14 og fredage 17-18.30. Bestyrelsens oplæg til kommende åbningstider og rengøring er: Åbningstid 5 om morgenen til 22 om aftenen. Vi er bevidste om, at det er sværere at kommunikere, når åbningstider ikke er ens alle dage, men vi vil gerne imødekomme både gusmestre og medlemmer. Lange åbningstider vil give mere slid på bænke etc., så vi er bevidst om, at det vil give mere slid og udgifter deraf. Vi tager beslutning om rengøring på næste bestyrelsesmøde. Nye åbningstider træder i kraft, når det er forsvarligt ift. byggeri. Bestyrelse melder dato ud. 
• Forslag om prisforskelle ved leje af sauna: Vi fastlægger samtidig, at medlemmer fortsat kan leje sauna privat, men at vi dobler prisen for ikke-medlemmer. 
• Vi indfører medlemsstop pr. dags dato.
• Når medlemsstop ophører, er det vedtaget, at kun eksisterende medlemmer kan introducere nye medlemmer.  
• Forslag til mere detaljeret regnskab er vedtaget.

Punkt 3 – Gusmestermøde-opsamling
Nini og Bo har holdt møde med gusmester, hvor de har diskuteret åbningstider etc. Gusmestre har fremsat ønske om ændrede åbningstider, som vi også efterkommer i takt med at vi imødekommer ønske om ændrede åbningstider fra medlemmer. Der er fastlagt dato for åbent hus, den 31/8 for at fejre åbning af mole. Der er diskuteret inspirationstur for gusmestre og en inspirationsdag i egen sauna. Det er vedtaget, at det meste kommunikation går igennem Nini og Benjamin. Vi har vedtaget mere samarbejde mellem bestyrelse og gusmestre, så vi er en samlet enhed.

Punkt 4 – Kommunikation
Bestyrelsen er enige om, at vi har et informationsproblem, hvilket årets generalforsamling understreger. Vi oplever negativ kommunikation især på Facebook, og deltagere på generalforsamling var uvidende om, at Foreningen bag Havnsø Havnebads formål er at fremme bosætning og generel attraktivitet i Havnsø med fokus på bevægelse og ikke kun havnebadet. Benjamin har meldt sig som kommunikationsansvarlig og havde inden mødet forberedt forbedringsforslag til kommunikation og information, som vi gennemgik. Vi blev enige om, at oplægget er vedtaget med visse rettelser. Søren og Benjamin mødes lørdag den 17. for at give Benjamin adgang til hjemmesiden og foretage rettelser, og vi igangsætter kommunikationsaktiviteter styret af Benjamin. 

Punkt 5 – Evt.

Angående byggeri på Havnen, hvor Højgaard & Schultz har anmodet om, at vi ikke bruger saunaen inden for den tid, hvor der bygges på molen. Arbejdet pågår potentielt et par måneder mere. De arbejder fra mandag morgen og indtil torsdag klokken 14. 

I Bestyrelsen er vi enige om at opfordre til, at man ikke bruger den i arbejdstiden, men at alle kan på eget ansvar ved at vise agtpågivenhed – og det lægger vi på hjemmesiden. 

Havnefoged har kontaktet Søren, om at vi må bygge. Den 28. maj skal vi have sat gang i en byggeprojektgruppe. Vi skal gøre os nogle tanker om, hvordan vi bygger bedst.

I fremtidige dagsordener skal der være et punkt, der hedder ”aktuelle emner”. 

Benjamin melder afbud til møde den 28. maj, men mødet bliver optaget, så Benjamin skriver referat alligevel. 

Årshjul gennemgås den 28. maj.